서울시설공단은 올해 코로나19 사태 발생 이후 사내 업무회의를 비대면 온라인 방식의 화상회의로 전환했고, 현재 총 3천회가 돌파할 정도로 성공적으로 정착됐으며 업무효율도 크게 높아진 것으로 나타났다고 29일 밝혔다.
공단은 코로나 19가 확산한 지난 3월부터 원격 화상회의 시스템을 각종 회의 및 보고, 오픈이노베이션, 사내교육 등 전반적인 사내업무에 도입해 왔고, 10월 말 기준 3,000회를 돌파했다. 내부 회의 및 보고 2,134회, 오픈이노베이션 23회, 원격 화상교육 123회, 기타 외부회의 1,086회 등 총 3,366회를 진행했다. 1일 평균 약 22건이 진행된 셈이다.
원격 화상회의 확대는 업무효율성의 향상으로 이어졌다. 시간과 공간에 제약없이 필요할 때 즉시 모여 논의를 할 수 있어, 코로나 19로 인해 변화된 근무형태인 재택 및 분산근무자도 사무실에서 근무하는 것처럼 업무를 수행할 수 있게 됐다.
특히 공단 특성에 따라 서울시 전역에 위치해있는 현장 사업장의 근무자들에게는 본사이동 시간을 크게 절감시키는 효과도 거둔 것으로 평가하고 있다.
또한 화상회의가 보편적 업무방식으로 자리잡으면서 출장비(1억9000만원), 교육훈련비(1억6000만원), 회의비(6000만원), 종이인쇄비(5000만원) 등 총 4억6000여만원의 비용절감 효과까지 발생됐다.
공단은 화상회의를 통해 절감된 비용을 스마트 워크스테이션 확충 및 유․무선 네트워크 환경개선 등 포스트 코로나 대비를 위한 사업에 재투자할 계획이다. 특히 직원들이 더욱 원활하게 화상회의에 참여 할 수 있도록 11월부터 청사 내 12개소에 개인 영상 회의실도 신설해 운영중이다.
또한 공단은 화상회의 업무방식을 정착시키기까지의 노하우를 담은 동영상을 제작․배포하여 유관기관의 화상회의 시스템 도입 및 정착에 기여할 계획이다.
서울시설공단 조성일 이사장은 “지금까지는 화상회의를 공단 내 업무방식으로 정착시켜 업무 체질을 개선하기 위해 노력해왔다” 며 “앞으로는 화상회의가 가진 장점을 최대한 활용하여 임직원들의 업무 효율성을 높여서 가치있는 공공서비스 제공으로 이어지게 하는데 주력할 생각이다” 라고 말했다.
